Metoda Analisis Pekerjaan

 

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah 

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup tenaga kerja baik karyawan, pegawai, buruh, manajer dan lainnya untuk dapat menunjang aktivitas perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Suatu organisasi akan dapat tetap bertahan dan berkembang menyesuaikan lingkungan manakala didukung oleh ketangguhan manusianya. Untuk mewujudkan ketangguhan manusia dalam organisasi, analisis pekerjaan adalah syarat mutlak yang harus dilaksanakan. 

Analisis pekerjaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan.

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. 

Allah telah memberikan amanat kepada umat manusia untuk menjadi seorang khalifah sebagaimana yang telah Allah firmankan di dalam surat  Al baqarah ayat 30:

“Ingatlah ketika Tuhanmu berfirman kepada Para Malaikat: "Sesungguhnya aku hendak menjadikan seorang khalifah di muka bumi." mereka berkata: "Mengapa Engkau hendak menjadikan (khalifah) di bumi itu orang yang akan membuat kerusakan padanya dan menumpahkan darah, Padahal Kami Senantiasa bertasbih dengan memuji Engkau dan mensucikan Engkau?" Tuhan berfirman: "Sesungguhnya aku mengetahui apa yang tidak kamu ketahui."

Dan dalam hadits Rasulullah SAW :

كُلُّكُمْ رَاعٍ وَكُلُّكُمْ مَسْئُولٌ عَنْ رَاعَيتِهِ

“Tiap – tiap kamu adalah pemimpin dan setiap pemimpin bertanggung jawab atas yang dipimpinnya” ( HR. Bukhari Muslim)

Dan oleh karena amanat itu, manusia harus menjalankan amanat dangan sebaik – baiknya serta harus bisa memilih orang – orang yang berpotensi di dalam haknya, karena jika salah dalam memilih seseorang, maka akan mendapatkan kehancuran sebagaimana Rasulullah SAW bersabda :

اِذَا وُسِدَ الْاَمْرُ الَى غَيرِ اَهْلِهِ فَانْتَظِرِ السَّاعَةَ

“Jika menyerahkan suatu urusan kepada yang bukan ahlinya maka tunggulah kehancuran” (HR Bukhari)

Oleh karena itu, agar tidak salah memilih orang yang berkompenten di bidangnya, maka sangatlah penting di perlukan Analisis dan rancang pekerjaan.

 

2. Rumusan Masalah

1. Metode apa yang digunakan dalam pengumpulan informasi analisis pekerjaan?

2. Bagaimana penggunaan informasi analisis pekerjaan?

3. Tujuan

1. Mengetahui metode pengumpulan informasi analisis pekerjaan.

2. Mendeskripsikan penggunaan informasi analisis pekerjaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata, analisis dan pekerjaan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127)

Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan, (1) aktivitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia.

Penyelia atau spesialis SDM biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan :

• Aktivitas pekerjaan

Pertama, orang tersebut mengumpulkan informasi mengenai aktivitas pekerjaan tersebut yang sebenarnya. Daftar ini juga dapat meliputi bagaimana, mengapa, dan kapan pekerja itu melakukan setiap aktivitasnya.

• Perilaku manusia

Spesialis itu juga dapat mengumpulkan informasi mengenai perilaku-perilaku manusia seperti merasakan, berkomunikasi, memutuskan, dan menulis. Termasuk juga informasi mengenai tuntutan pekerjaan seperti mengangkat barang berat atau berjalan jauh.

• Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan

Kategori ini termasuk informasi mengenai perangkat yang digunakan, bahan-bahan yang diproses, pengetahuan yang dipakai atau diterapkan (seperti keuangan atau hukum), dan pelayanan yang diberikan (seperti konseling atau servis).

• Standar prestasi

Pengusaha juga mungkin menginginkan informasi mengenai standar prestasi pekerjaan (misalnya dalam konteks level atau mutu untuk setiap kewajiban pekerjaan). Manajemen akan menggunakan standar tersbut untuk menilai karyawan.

• Konteks pekerjaan

Merupakan informasi tentang hal-hal seperti kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, dan konteks organisasi dan sosial, misalnya siapa karyawan yang biasanya akan berinteraksi. Informasi mengenai insentif juga dapat dimasukkan disini.

• Persyaratan SDM

Ini termasuk informasi mengenai persyaratan SDM untuk pekerjaan itu, seperti pengetahuan atau ketrampilan yang berhubungan dengan pekerjaan (pendidikan,pelatihan, pengalaman kerja) dan atribut pribadi yang dibutuhkan (bakat, karakteristik fisik, kepribadian, dan minat).

 

2.2 Tahapan Analisis Pekerjaan

 

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu :

1. Penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 

2. Penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

2.3 Teknik Dalam Mengumpulkan Informasi Analisis Pekerjaan

    Untuk mengadakan analisis jabatan maka perlu pengumpulan data analisis pekerjaan, tugas ini biasanya dilakukan oleh spesialis bagian personalia seperti manajer personalia, analis pekerjaan atau konsultan dapat diminta untuk meninjau dan memverifikasi kesimpulan analisis pekerjaan yang berkaitan dengan aktivitas dan tugas pekerjaan. Alasan utama menggunakan alat seleksi untuk mengukur prestasi kerja adalah agar pengusaha dapat membuktikan bahwa alat seleksi dan penilaian prestasi yang digunakan benar-benar berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan yang dinilai.

Beberapa metode yang umum digunakan adalah: 

1. Job Questioner/Daftar-daftar Pertanyaan

Job Questioner merupakan daftar-daftar pertanyaan yang dibagikan kepada para pegawai yang menguraikan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Melalui metode ini diharapkan mereka memperoleh gambaran yang jelas daripada suatu jabatan.

Hal utama yang perlu diputuskan dalam metode ini adalah sejauh mana kadar struktur kuesioner tersebut seharusnya dan apa pertanyaan - pertanyaan yang harus dicakup.
Setiap pegawai/karyawan disajikan suatu daftar yang berisi tugas-tugas dan beberapa tanggung jawab secara khusus. Kemudian pegawai diminta menunjukkan apakah ia melakukan pekerjaan tersebut atau tidak, jika ia melakukan pekerjaan tersebut, berapa lama waktu yang biasanya diperlukan untuk melaksanakan tiap pekerjaan. Pada bagian yang lain, kuesioner tersebut tidak terlalu terstruktur dan hanya meminta pegawai untuk menguraikan tugas-tugas utama dalam pekerjaannya. Dalam praktik, kuesioner terbaik sering merupakan gabungan antara kedua bagian itu.

Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah :

Keuntungan :

• Biaya relatif murah, karena tidak memerlukan banyak orang.

• Dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi guna menganalisis jabatan yang lebih baik.

• Metode ini lebih sistimatis dibandingkan dengan metode - metode lainnya, karena telah dipersiapkan lebih dahulu secara tertulis apa yang akan ditanyakan.

• Metode ini membantu pencatatan data dengan cara yang distandarisasikan sehingga menyebabkan lebih mudah pula dalam menafsirkan keterangan -keterangan yang ada

Kelemahan :

• Metode ini hanya dapat dipergunakan untuk pegawai-pegawai yang dapat membaca dan menulis. Untuk mereka yang buta huruf metode ini tidak dapat dipakai.

• Informasi yang diperoleh sering kurang lengkap, kurang teratur dan kadang-kadang tidak berurutan.

• Bagi banyak orang, sulit mengisi daftar pertanyaan.

2. Wawancara (Interview)

Wawancara tatap muka merupakan suatu cara efektif untuk mengumpulkan informasi pekerjaan.  Bila metode ini digunakan, analisis perlu mewawancarai baik tenaga kerja yang menempati posisi pekerjaan maupun atasan langsungnya. Dengan wawancara ganda seperti itu, analisis dapat memeriksa kebenaran tanggapan - tanggapan yang dia terima. Bagaimanapun juga, efektivitas sistem ini terutama tergantung pada ketrampilan pewawancara 

Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah :

Keuntungan :

• Dapat diperoleh informasi (keterangan) yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode kuesioner. Hal ini adalah jelas, karena apabila informasi itu kurang lengkap atau kurang jelas dapat segera ditanyakan lagi.

• Dapat dihindarkan adanya salah pengertian.

• Dapat dipergunakan untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode-metode lainnya.

Kelemahan :

• Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode dafltar pertanyaan. 

• Pegawai yang diwawancarai mungkin merasa pekerjaannya diselidiki, sehingga merasa kurang senang.

3. Buku Harian (Log Tenaga Kerja)

Log harian adalah :

Daftar hal-hal yang dilakukan oleh para tenaga kerja selama hari itu, di mana mereka mencatat setiap aktivitas tersebut dalam log.

Hal ini membantu penganalisa jabatan dalam memperoleh suatu gambaran yang lengkap mengenai pekerjaan yang dilakukan para pegawai, terutama apabila hal itu dilengkapi dengan wawancara dengan pegawai dan supervisor.

Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah:
Keuntungan: 

• Memberikan dorongan kepada pegawai untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik, karena adanya pencatatan hasil pekerjaannya tiap hari dalam buku catatan harian yang kemudian diperiksa oleh kepalanya.

• Metode ini dapat mengurangi waktu dari penganalisa jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara, apabila sebelumnya telah mempelajari buku-buku catatan harian.

Kelemahan:

• Pada umumnya informasi yang diperoleh adalah tidak lengkap, karena tidak
  memasukkan data - data lain yang diinginkan seperti alat -alat yang dipergunakan, kondisi - kondisi kerja dan sebagainya.

• Memakan waktu lama

4. Pengamatan

Pengamatan langsung terutama bermanfaat dalam pekerjaan yang hanya terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Pengamatan langsung sering digunakan dengan kombinasi wawancara. Salah satu pendekatan adalah dengan mengamati pegawai pada waktu melaksanakan tugasnya dalam suatu daur (cycle) kerja yang lengkap. Di sini perusahaan mencatat semua aktivitas-aktivitas pekerjaan yang diamati, kemudian setelah mengakumulasi informasi sebanyak mungkin, perusahaan mewawancarai pegawai, di mana orang itu didorong untuk memperjelas hal - hal yang belum dipahami benar dan menjelaskan aktivitas tambahan yang dilakukannya yang tidak kita amati.

Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah :

Keuntungan :

• Ada keseragaman, baik mengenai informasi yang dikumpulkan, maupun mengenai standard yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja.

• Informasi yang diperoleh adalah lebih lengkap, lebih teliti, dan lebih dapat
  dipercaya.

Kelemahan :

• Sebagai metode tunggal, informasi yang diperoleh kurang lengkap.

• Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu yang terbatas, misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka informasi yang diperoleh tidak lengkap.

Metode pengamatan merupakan metode yang paling baik untuk jabatan yang sederhana dan yang sifatnya berulang. Untuk jabatan-jabatan yang lain sebaiknya dipergunakan gabungan antara metode pengamatan dan metode wawancara.

4. Informasi Yang Dikumpulkan.

    Informasi yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:

1. Aktivitas-aktivitas kerja (work activities).

• Membersihkan,

• Menjual,

• Mengajar,

• Melukis, dan

• Bagaimana, mengapa dan kapan aktivitas dikerjakan/dilakukan.

2. Perilaku manusia (human behaviors)

• Berpikir/berperasaan (sensing)

• Berkomunikasi (communicating)

• Memutuskan (deciding)

• Menulis (writing)

• Tuntutan pekerjaan (job demands): Mengangkat (lifting), Berjalan (walking), dan Dikendalikan (jumping jacks)?.

3. Mesin, alat, peralatan dan alat bantu kerja.

• Produk-produk dibuat (products made).

• Bahan-bahan diproses (materials processed).

• Pengetahuan (knowledge).

• Jasa/pelayanan (services)

4. Standar prestasi kerja/ kinerja (performance standards).

5. Konteks pekerjaan (job context).

• Kondisi kerja (working conditions)

• Jadwal (schedule)

• Konteks organisasional (organizational context)

• Konteks sosial (social context).

6. Persyaratan manusianya (human requirements)

• Pengetahuan dan ketrampilan-ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan (job-related knowledge and skills).

• Pendidikan (education).

• Pelatihan (training).

• Pengalaman kerja (work experience).

• Atribut-atribut personal (personal attributes).

• Kecerdasan/ketangkasan (aptitudes).

• Karakteristik fisik (physical characteristics).

• Kepribadian (personality).

• Ketertarikan/keinginan (interests)

5.  Penggunaan Analisis Informasi Pekerjaan.

1. Rekrutmen dan seleksi

    Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang apa pekerjaan yang dilakukan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut, membantu manajemen.

2. Kompensasi

    Analisis pekerjaan menyediakan informasi untuk menentukan nilai setiap pekerjaan – dan kelas yang tepat bagi tiap pekerkjaan tersebut. Nilai pekerjaan, Gaji, Bonus, Relative job worth.

3. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

    Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas khusus pekerjaan dan standar kinerja dari pekerjaan tersebut.

4. Pelatihan (Training)

    Deskripsi pekerjaan memperlihatkan aktivitas dan ketrampilan – dan oleh karenanya juga pelatihan – yang dibutuhkan.

5. Pemantauan pelaksanaan pekerjaan

    Membantu menemukan tugas yang belum ditetapkan.

Langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan

1. Memutuskan bagaimana menggunakan informasi, ini akan menentukan data yang akan dikumpulkan dan bagaimana mengumpulkannya.

2. Meninjau informasi latar belakang yang relevan, seperti struktur organisasi, dan deskripsi pekerjaan.

3. Memilih posisi-posisi yang mewakili (representative positions).

4. Melaksanakan analisis.

5. Memeriksa/menguji/membuktikan dengan pekerja dan supervisor.

6. Mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

BAB III

KESIMPULAN

    Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.

    Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi analisis pekerjaan yaitu : Job Questioner/Daftar-daftar Pertanyaan, wawancara, buku harian dan pengamatan.

Adapun penggunaan informasi analisis pekerjaan yaitu :

1. Rekrutmen dan seleksi

    Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang apa pekerjaan yang dilakukan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut, membantu manajemen.

2. Kompensasi

    Analisis pekerjaan menyediakan informasi untuk menentukan nilai setiap pekerjaan – dan kelas yang tepat bagi tiap pekerkjaan tersebut. Nilai pekerjaan, Gaji, Bonus, Relative job worth.

3. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

    Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas khusus pekerjaan dan standar kinerja dari pekerjaan tersebut.

4. Pelatihan (Training)

    Deskripsi pekerjaan memperlihatkan aktivitas dan ketrampilan – dan oleh karenanya juga pelatihan – yang dibutuhkan.

5. Pemantauan pelaksanaan pekerjaan

    Membantu menemukan tugas yang belum ditetapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Denny Bagus. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia. Universitas Brawijaya. Malang.

    Mangkunegara, 2000, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Remaja Rosda Karya, Bandung. 

Moekijat, 1992, Latihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, CV. Mandar Maju. Bandung. 

https://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan-dalam-manajemen-sumber-daya-manusia/diakses pada (29 Maret 2016, 19:55 WIB).

http://azzakatulistiwa-fkm10.web.unair.ac.id/artikel_detail-76739-Umum MakalahPsikologiIndustriAnalisisPekerjaan.html diakses pada (29 Maret 2016, 20:23 WIB).

https://irrineayu.wordpress.com/2015/04/17/analisis-pekerjaan-pengertian-tujuan-manfaat-tahapan-jenis-dan-metode/diakses pada (29 Maret 2016, 19:58 WIB).

https://ghodz.files.wordpress.com/2008/04/analisis-jabatan-2.pdf diakses pada (29 Maret 2016, 16:15 WIB).

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_manajemen_sumber_daya_manusia/bab_2_desain_pekerjaan_dan_informasi_analisis_pekerjaan.pdf , diakses pada (29 Maret 2016, 16:20 WIB).